Hướng dẫn Mail Merge: Điền dữ liệu từ Excel vào Word tự động

09:22:42 28/8/2026

Mail Merge là chức năng trong Microsoft Word giúp lấy dữ liệu từ Excel và tự động điền vào mẫu Word.

Ví dụ Excel có:

Họ tên	Mã NV	Phòng ban	Chức vụ	Lương
Cao Anh Luân	NV001	IT	Nhân viên	15,000,000
Nguyễn Thanh Tùng	NV002	HR	Nhân viên	12,000,000
Nguyễn Thị Hiền	NV003	Kế toán	Kế toán viên	14,000,000
Trần Thị Thủy Tiên	NV004	IT	Nhân viên	13,000,000

Ta có thể tạo mẫu Word:

GIẤY XÁC NHẬN NHÂN SỰ
Họ và tên: «Họ tên»
Mã nhân viên: «Mã NV»
Phòng ban: «Phòng ban»
Chức vụ: «Chức vụ»
Mức lương: «Lương»

Sau khi Mail Merge, Word sẽ tự động thay các trường «...» bằng dữ liệu tương ứng từ Excel.

1. Chuẩn bị file Excel

Đầu tiên tạo bảng dữ liệu trong Excel.

Dòng đầu tiên phải là tên cột.

Ví dụ:

A	B	C	D	E
Họ tên	Mã NV	Phòng ban	Chức vụ	Lương
Cao Anh Luân	NV001	IT	Nhân viên	15000000
Nguyễn Thanh Tùng	NV002	HR	Nhân viên	12000000
Nguyễn Thị Hiền	NV003	Kế toán	Kế toán viên	14000000
Trần Thị Thủy Tiên	NV004	IT	Nhân viên	13000000

Lưu ý

Không để dòng tiêu đề trống.
Mỗi người nằm trên một dòng.
Mỗi thông tin nằm trong một cột riêng.
Không nên để các dòng trống xen giữa dữ liệu.
Nên đặt tên cột ngắn, rõ ràng.
Lưu file Excel trước khi kết nối với Word.

Ví dụ:

NhanSu.xlsx

2. Tạo mẫu Word

Mở Microsoft Word và tạo mẫu giấy tờ cần sử dụng.

Ví dụ:

GIẤY XÁC NHẬN NHÂN SỰ

Họ và tên: Mã nhân viên: Phòng ban: Chức vụ: Mức lương:

Chưa cần tự gõ dữ liệu của nhân viên.

Các vị trí này sẽ được Word tự động lấy từ Excel.

3. Kết nối Word với Excel

Trong Word chọn:

Mailings → Start Mail Merge → Letters

Sau đó:

Mailings → Select Recipients → Use an Existing List

Chọn file Excel:

NhanSu.xlsx

Word sẽ hỏi chọn Sheet.

Chọn Sheet chứa dữ liệu nhân viên.

Ví dụ:

Sheet1

Bấm OK.

4. Chèn dữ liệu từ từng cột Excel

Đây là bước quan trọng nhất.

Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn điền Họ tên.

Ví dụ:

Họ và tên:

Sau đó chọn:

Mailings → Insert Merge Field

Bạn sẽ thấy các cột lấy từ Excel:

Họ tên
Mã NV
Phòng ban
Chức vụ
Lương

Chọn:

Họ tên

Word sẽ chèn:

«Họ tên»

Làm tương tự với các cột khác

Mẫu Word sẽ thành:

GIẤY XÁC NHẬN NHÂN SỰ

Họ và tên: «Họ tên» Mã nhân viên: «Mã NV» Phòng ban: «Phòng ban» Chức vụ: «Chức vụ» Mức lương: «Lương»

Mỗi «...» chính là một Merge Field, liên kết với một cột trong Excel.

5. Xem trước dữ liệu

Sau khi chèn các trường, vào:

Mailings → Preview Results

Word sẽ thay:

«Họ tên»

bằng dữ liệu thật:

Cao Anh Luân

Các trường khác cũng được thay tương ứng:

Họ và tên: Cao Anh Luân
Mã nhân viên: NV001
Phòng ban: IT
Chức vụ: Nhân viên
Mức lương: 15000000

6. Xem nhân viên tiếp theo

Trong khu vực Preview Results, sử dụng nút:

Next Record →

Word sẽ chuyển sang dữ liệu của người tiếp theo.

Ví dụ:

Record 1
Cao Anh Luân

→ Next Record →

Record 2
Nguyễn Thanh Tùng

→ Next Record →

Record 3
Nguyễn Thị Hiền

→ Next Record →

Record 4
Trần Thị Thủy Tiên

Nếu chuyển được lần lượt như vậy thì Word đã nhận đúng dữ liệu từ Excel.

7. Kiểm tra danh sách nhân viên

Chọn:

Mailings → Edit Recipient List

Word sẽ hiển thị danh sách lấy từ Excel.

Ví dụ:

☑ Cao Anh Luân
☑ Nguyễn Thanh Tùng
☑ Nguyễn Thị Hiền
☑ Trần Thị Thủy Tiên

Tại đây có thể:

Bỏ chọn người không cần tạo.
Chọn lại người cần tạo.
Lọc dữ liệu.
Sắp xếp danh sách.

Ví dụ chỉ muốn tạo giấy cho 2 người:

☑ Cao Anh Luân
☑ Nguyễn Thanh Tùng
☐ Nguyễn Thị Hiền
☐ Trần Thị Thủy Tiên

8. Tạo toàn bộ tài liệu

Sau khi kiểm tra dữ liệu, chọn:

Mailings → Finish & Merge

Chọn:

Edit Individual Documents

Sau đó chọn:

All

Word sẽ tạo một tài liệu mới chứa toàn bộ kết quả Mail Merge.

Ví dụ có 4 nhân viên:

Trang 1 Cao Anh Luân Trang 2 Nguyễn Thanh Tùng Trang 3 Nguyễn Thị Hiền

Trang 4 Trần Thị Thủy Tiên

Lưu ý

Mail Merge mặc định gom các kết quả vào một file Word.

Nó không tự động tạo:

Cao Anh Luân.docx
Nguyễn Thanh Tùng.docx
Nguyễn Thị Hiền.docx
Trần Thị Thủy Tiên.docx

Muốn tự động tách mỗi nhân viên thành một file riêng thì cần dùng VBA hoặc một công cụ tự động hóa khác.

9. Sơ đồ hoạt động

Có thể hiểu Mail Merge đơn giản như sau:

             EXCEL
               │
               │
       ┌───────┴───────┐
       │               │
     Họ tên           Mã NV
       │               │
       └───────┬───────┘
               ↓
          MAIL MERGE
               ↓
        WORD TEMPLATE
               ↓
      «Họ tên» → Cao Anh Luân
      «Mã NV»  → NV001
      «Phòng ban» → IT
               ↓
          TÀI LIỆU

Tóm tắt nhanh

Excel = nơi chứa dữ liệu.

Word = mẫu giấy tờ.

Merge Field = vị trí nhận dữ liệu.

Mail Merge = cầu nối giữa Excel và Word.

Quy trình:

Excel
  ↓
Chuẩn bị bảng dữ liệu
  ↓
Word
  ↓
Start Mail Merge → Letters
  ↓
Select Recipients → Excel
  ↓
Insert Merge Field
  ↓
Preview Results
  ↓
Finish & Merge
  ↓
Tài liệu hoàn chỉnh

💡 Mẹo: Nếu bạn thường xuyên tạo quyết định, hợp đồng, phiếu lương, giấy xác nhận, thông báo... từ danh sách nhân viên Excel, Mail Merge là một trong những cách nhanh nhất để biến một mẫu Word thành hàng chục hoặc hàng trăm tài liệu mà không phải nhập thủ công.